眾所周知，辦公自動化（OA）是企業管理的重要手段，可以幫助企業提高工作效率和質量。但是，在傳統OA管理過程中，企業會遇到一些難題：
1、反復溝通、來回跑腿，還易出錯；2、紙筆記錄、excel統計，效率低耽誤事；3、檔案、物資，查不清記錄、看不了實時；4、部門各做各的、各管各的，溝通配合難。長此以往，這些痛點問題可能會制約企業發展。因此，在信息化時代，企業需要適應移動化辦公的趨勢，采用信息化+OA管理系統，來提高工作效率和質量，推動企業的發展。那么如何快速搭建起符合企業業務需求的信息化OA管理系統呢？我們可以利用勤哲Excel服務器平臺來完成。
勤哲Excel服務器平臺提供了一個個性化的OA管理應用，集成人事招聘、面試、入職、薪資、績效、培訓、考勤、車輛、后勤等全面的板塊；且上手0門檻，使用者可根據自身需求，對應用進行擴展、縮減、修改等操作。勤哲Excel服務器平臺的特色功能包括：1、事項審批 —— 申請統一管理，操作便捷簡單；2、費控管理 —— 隨時隨地提報，賬單一清二楚；3、物資管理 —— 自動歸檔，靈活調用物資管理也是企業管理中的重要環節，其目標是實現物資的安全儲存、合理配置、有效利用和節約成本，從而提高企業的經濟效益。4、日報周報 —— 透明數據，跟蹤進展。勤哲Excel服務器平臺提供了一個透明的數據平臺，可以跟蹤項目進展情況。
業界專家認為，隨著數據時代的來臨，工廠精細化管理更加深入，在此背景下，人資部關于使用勤哲服務器建立木制事業部辦公自動化的項目就十分有必要。經過近一年的工作，項目也接近完成，將項目做以總結，對以后軟件的使用和項目的繼續深化就十分有必要。
OA辦公自動化管理項目一共完成了人事管理模塊、合同管理模塊、考勤管理模塊、招聘管理模塊、離職管理模塊、生產工具管理模塊、固定資產管理模塊、刀具管理模塊、辦公用品管理模塊、宿舍管理模塊及附屬的匯總查詢等。共制作了220多個模板，定義了3000多的數據項，制作了近百個的數據下拉和列表菜單，設計了20多個自動編號方式，設計了400個左右的表間公式和表內公式。在加上各種基礎數據的錄入，已經基本完成立項書的前三階段，第四階段也在測試期。另外項目之外的固定資產系統，宿舍管理，刀具管理也已完成。綜合在一起OA辦公自動化管理軟件已經是一個相對成熟的軟件，在某些方面也很有創新。
（一）將人資部的程序數據化，流程化基本上做到方便查詢，方便匯總，數據不在分散，數據安全性也有一定的保障。人資的流程也教清晰、明確。
（二）將數據平臺化，打破信息孤島，使各種基礎數據更好的為各部門服務。比如將工具領用與崗位結合方便物控部對工具的管控，將辦公用品領用與申購結合方便更準確的決策。目前項目所完成的各模塊都不是獨立的系統，而是以內在邏輯關系聯系在一起。具體的關系見下圖。
圖1，各人資模塊關系圖
圖2，各模塊關系圖
下面將分模塊說明項目完成的情況（各模塊的詳細填報及使用方法見《OA辦公自動化管理項目使用手冊》）。
（一）人資模塊
OA辦公自動化管理項目一共完成了以下幾個人資模塊
（1）招聘模塊，行政員工招聘（含儲備干部）、實習生招聘系統、雇傭工人招聘。
（2）加班請假模塊，包含請假流程、加班申請流程、員工調休假記錄查詢、員工請假加班查詢統計。
（3）晉級晉升模塊，
（4）員工轉崗模塊，含雇傭工人轉崗模塊
（5）離職模塊，含離職申請、離職面談記錄、離職員工在職期間評估表、離職信息記錄表、調出人員（鴻揚內部轉崗）信息記錄表。
（6）人資檔案信息管理系統
（7）薪酬模塊，目前該模塊已建立完畢，（還需測試一段時間，距離正式使用還需一段時日）。
（8）檔案管理包含，員工檔案信息表，合同簽訂提醒，社保辦理提醒，社保檔案
（二）辦公用品模塊
辦公用品領用系統，辦公物品系統使用較好的系統，從物品分類設置、物品編碼設置，到入庫單、出庫單、月度盤點表、庫存管理、安全庫存提醒，再到數據匯總查詢，都比較完善（填報方法見《OA辦公自動化管理軟件使用說明》）。目前已經可以隨時按照時間、部門等統計部門費用和按照時間統計采購費用，而且這些數據已經和申購單模塊融合，對判斷是否采購物品有了數據支撐。
圖3 按部門、時間段、物品名稱等條件查詢
圖4按時間條件查詢采購單費用（對每年的辦公費用，可以直接查詢
圖5辦公物品與申購單融合
圖6申購單點擊之后的查詢情況（也可以和以前年份同期的費用做比較）
（三）宿舍管理系統
根據宿舍系統能清除的知道目前每個宿舍住幾個人，還余幾個床鋪，并且和人資模塊（比如離職、入職）結合，能及時的調整宿舍入住的人員。水電管理還在和工資系統一起在測試中。
圖7宿舍信息表
圖8宿舍異動管理（和人資流程結合）
（四）生產工具領用系統、刀具領用系統
工具模塊和刀具模塊由物料單，崗位工具對應單，崗位刀具對應單，工具領用單，刀
具領用單，工具領用查詢等組成，各模板之間的關系見下圖
圖9工具領用系統各模板關系圖
工具模塊主要解決解決的了如下幾個問題，
將工具領用與人資部崗位等信息結合、將崗位與可領用工具結合，對車間師傅可領工具的范圍,根據崗位信息有了清晰明確的界定，超過范圍則不予領
圖10工具領用單
（2），領用信息又與工資系統結合，將未退還工具扣款也納入了人資離職流程。
（3）對工具領用的檢索做到十分的便捷。
圖11工具領用查詢
目前存在的較多的問題是因為人資部的轉崗入職等手續的延遲，致使員工無法領用工具。
目前刀具也在系統中做了管控，而且對信息的輸入根據物控部的要求做了特別的優化，基本上做到了錄入單據的時候不用打一個字，更快捷方便。
圖12刀具領用單
（五）固定資產系統
固定資產項目為OA辦公自動化管理項目立項書之外的項目，也是使用較好的系統，系統包括固定資產信息表，資產存放地點目錄、資產分類目錄，資產編號目錄，資產啟用流程、資產維修登記、資產異動登記、資產（按地點，按保管人員，按部門等）查詢等。所包含的模板信息見下圖
圖13固定資產系統包含的模板信息
圖14各模板關系如下圖
固定資產管理系統是按照財務的要求，綜合OA辦公自動化管理軟件的特點對固定資產管理業務進行梳理和重造，在幾個特別的業務流程的中有獨特的設計和創新。資產管理系統，具有檢索迅速、查找方便、資產定位準確等的特點，能夠極大地提高資產管理的效率，也為工廠資產管理科學化、流程化提供了支撐。
幾個創新的設計，將平常維護、維修信息和資產信息連接，在固定資產目錄下能查詢到資產維修保養等的信息。
圖15固定資產信息表
圖16，固定資產信息表點擊后資產維修記錄的效果
（二）將資產信息與固定資產報廢，資產維修配件申購連接，在資產報廢和申購配件中可以查詢固定資產的詳細信息及維修記錄，更方便的為資產的管理提出依據。
圖17 申購單與固定資產信息的融合
圖18申購單點擊之后的效果
（三）檢索查詢的簡單，使得離職人員資產交還等以前做的相對薄弱的環節，變得非常簡單。
圖19， 固定資產按照各種條件查詢
資產管理系統的意義就在于可以通過采集固定資產日常工作中所產生的各種原始數據，根據資產管理的要求，通過智能化分析數據構成，建立程序化、制度化的資產管理系統。本系統已經初步實現了這個意義。
（六）申購單
該模塊還僅在公共事務部使用，該模塊在辦公用品管理系統和固定資產系統中已經有了說明，不在此論述。
總結
可以看出，勤哲Excel服務器軟件是一款很好的平臺工具，可以根據公司需求，自己開發模塊功能，包括：人事管理模塊、合同管理模塊、考勤管理模塊、招聘管理模塊、離職管理模塊、生產工具管理模塊、固定資產管理模塊、刀具管理模塊、辦公用品管理模塊、宿舍管理模塊及附屬的匯總查詢等，更好的適應企業發展以及需求的變更。
