在過去，Excel作為工作中常用的數據處理工具，以其便捷的特質得到許多人們的喜愛。然而隨著數字化進程的推進和互聯網的普及，人們的辦公需求日益復雜，使用者要求辦公軟件能夠滿足在線協同共享、權限更加細化、流程審批自動化等功能。
而Excel作為基于文件的數據處理工具，很難滿足人們對于在線化的需求。受2020年疫情的影響，國內外各大中小企業都對在線辦公、遠程協作重視起來，文檔工具作為企業的主要生產力交付物，其效率對于公司和團隊來說是一個非常重要的事情。由于Excel無法在線化，協作辦公時，一個文檔由A 同事發給 B 同事，B 再發給 C，中途發生修改后，又需要重新再按上面的流程發送一次，這極大地降低了工作效率。
于是在線文檔應運而生。在線協同文檔的出現，在當時釋放了人們對辦公在線化一直以來的迫切需求。但是一段時間后，人們便對在線文檔的興趣消散了。這是因為在人數少的小組中，在線文檔尚可勉強滿足同時在線的需求，但是如果一個部門、一個公司、一個學校的人同時填報信息，在線文檔可能就難以應付如此大的壓力了。
除此之外，在線文檔和Excel一樣，都存在文件類數據處理工具難以克服的通病。工作中經常出現這樣的場景：老板要求小王統計公司所有住宿員工的信息，小王使用在線文檔制作好填報表，設定好模板，號召員工們去填報，還特意強調了要在晚上6點下班前填完否則后果自負。小王以為萬事俱備，可以去忙別的工作了，只要在6點準時把表格轉發給老板就好了。然而事情并不像小王預想的那樣，他點開在線文檔，發現自己設定的模板已經被篡改了、單元格格式被調整的亂七八糟、日期數字填什么格式的都有。不光如此，小王還發現有幾位員工沒有按時填報。于是小王一邊忙著修改文檔格式，一邊催促沒填報的員工趕快落實。更令人匪夷所思的是，一個員工反饋說早就填過了，有可能是被人惡意刪除了。
小王的遭遇許多人都經歷過，因為企業管理中時常面臨推諉扯皮，工作執行力差的問題，管理者常常抱怨數據匯總催辦難、數據收集周期長，功能模塊簡單的在線文檔無法實現數據和業務規則結合，很難滿足填報流程的需要。另外，在線文檔無法保障數據質量，以至于數據格式常常出現錯誤，為管理者的數據統計分析造成許多不便。不光收集者，數據填報者也是感到非常頭疼，大量的數據只能通過打字或復制粘貼來完成，有時多一個字，有時少一個字。除此之外，還常常遇到格式要求不明確的情況，僅僅是日期的格式就要跟同事反復確認。除此之外，還有所有企業都非常重視的數據安全問題。對不同用戶設置不同的權限，可以有效保障數據安全，防止數據泄露。在線文檔可以給文檔加密，只有知道密碼的用戶才可以編輯文檔，但這樣的權限控制完全達不到人們所需的分角色細粒度的權限控制要求。比如，當表單需要多家供應商填報時，如果供應商在填入數據時出于各種目的修改或者刪除別人的記錄，就可能導致收集的供應商資料有誤或者不全，給后期的數據處理帶來極大不便，并且限于目前機制的原因，當兩名用戶同時編輯同一條記錄也會造成信息的覆蓋和混亂。
但是魔方網表的出現使這些問題都迎刃而解，它除了兼容Excel的各種功能外，還能徹底解決在線協同、數據質量、權限控制、流程管理的問題：
在線協同：魔方網表作為一款基于B/S架構的數據庫系統，能將Excel文件變成在線網頁數據庫系統，使用者無需安裝任何客戶端，通過瀏覽器就可以完成所有操作。在這樣的條件下，用戶只要得到授權，就可以與其他同事同時訪問操作數據，實現協同線上辦公。
數據質量：魔方網表作為基于數據庫的系統，根本不會存在數據格式錯誤，模板被改的問題。在權限功能的幫助下，管理員使用魔方網表設計表格模板之后，填寫人無權修改模板。同時，快速輸入的功能幫助填寫效率和準確率大大提高。填寫完畢后，系統自動生成數據分析，不再需要人工核算，大大降低了時間成本。
權限控制：魔方網表具有細致的權限控制功能，無論是表單、記錄、字段還是用戶組、部門、單個用戶，都可以設置分級權限，真正實現個性化的權限設置。
圖：BPM流程管理系統
流程管理：正如流程再造之父邁克爾·哈默所言：“優秀的流程管理是企業成功的關鍵”，魔方網表正是企業打造高效流程管理的得力工具。相比Excel，魔方網表的BPM模塊能夠與表單深度結合，數據驅動業務流程。更值得一提的是，魔方網表支持管理者在手機端處理各種審批流程，這是Excel難以匹敵的。
相較于Excel和在線文檔，魔方網表可謂優勢頗多，將企業管理軟件的功能和效率最大化，真正有效的幫助使用者處理好日益復雜的業務，助力企業走向企業管理領域的正確進化方向。
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